Büyük ölçekli konferanslar için Gathin

Beş yüz kişilik bir konferansın zor tarafı büyüklüğü değil, parça sayısı. Konuşmacı çağrısı, program, biletler, sponsorlar, kapıdaki kuyruk, sonrasındaki belgeler. Her biri ayrı bir araçta olduğunda, etkinlik gününde bunların hepsini aynı anda taşıyan bir insan oluyor.

Bu yazı o parçaların Gathin'de nereye düştüğünü anlatıyor.

Konuşmacı çağrısı

Çağrıyı bir form olarak açıyorsun. Başlık, özet, süre, seviye: ne sorman gerekiyorsa.

Başvurular tek ekranda toplanıyor ve cevaplara göre süzülebiliyor. Başvuran kişinin profili de orada olduğu için "bu kim, daha önce nerede konuştu" sorusunun cevabı bir tık uzakta.

Program ve konuşmacılar

Kabul ettiklerini etkinliğe konuşmacı olarak ekliyorsun. Fotoğraf, unvan, bio; aynı ekranda da program var: saat saat, salon salon.

Konuşmacıların Gathin'de kendi konuşmacı sayfası oluyor: konuştuğu etkinlikler bir arada. Kendi sayfasını sahiplenebiliyor ve güncelleyebiliyor, yani her konferansta aynı bio'yu senden istemiyor.

Biletler

Bilet türlerini sen kuruyorsun: erken kayıt, standart, öğrenci, atölye. Her biri kendi fiyatı, kendi kontenjanı ve kendi satış penceresiyle.

Ücretsiz ile ücretli arasındaki fark, komisyonlar ve paranın sana ne zaman geçtiği ayrı ayrı yazılı. Bilet satmaya başlamadan önce üçünü de okumaya değer.

Atölyelerin kontenjanı doluyorsa yedek listesi iptalleri sırayla işletiyor.

Sponsorlar

Konferansın parasının büyük kısmı burada, ve burası genelde en dağınık yer: teklif PDF'i bir yerde, logo dosyaları başka yerde, kimin hangi kademede olduğu bir tabloda.

Gathin'de sponsorluk teklifleri etkinliğin içinde duruyor. Kademeleri sen yazıyorsun, her kademenin ne verdiğini sen tanımlıyorsun. Anlaşılan sponsorlar etkinlik sayfasında kademesine göre görünüyor: büyük sponsor büyük, diğerleri sırayla.

Sponsor bölümünün görünüm türünü de seçiyorsun: kayan şerit, öne çıkan kartlar ya da kademeli ızgara. Üç sponsorla beş sponsorun aynı düzende iyi görünmediği için.

Etkinlik günü

Kapıdaki kuyruk, konferansın ilk izlenimi.

QR ile giriş telefondan çalışıyor. Birden fazla kişi aynı anda okutabiliyor: üç kapı, üç telefon. Liste anlık güncellendiği için "bu bilet daha önce kullanıldı" durumunu kapıda görüyorsun.

Gün içinde kaç kişinin içeri girdiğini de aynı ekrandan izliyorsun; "satılan bilet" ile "gelen kişi" arasındaki farkı tahmin etmiyorsun.

Mailler

Büyük bir etkinlikte mail trafiği de büyüyor: bilet maili, hatırlatma, salon değişikliği, teşekkür.

Etkinlikle ilgili mailler hangi mailin ne zaman gittiğini anlatıyor. Markanı taşıması gerekiyorsa kendi mail şablonlarını hazırlayabiliyorsun. Konferanslarda bu sık istenir, çünkü bilet maili çoğu katılımcının gördüğü ilk tasarım oluyor.

Katılımcılara toplu bir duyuru gerekiyorsa e-posta kampanyası ve segmentler işi görüyor: sadece atölye bileti alanlara yazmak gibi.

Sonrası

Konferans bittiğinde iki şey kalıyor: insanların elinde kalan ve senin elinde kalan.

İnsanların elinde kalan katılım belgesi olabiliyor. Tasarımını kendin yapıyorsun, topluca veriyorsun, aldığı belge doğrulanabilir bir adrese sahip oluyor.

Fotoğraflar etkinlik galerisine giriyor ve etkinlik sayfası konferans bittikten sonra da bir arşiv olarak duruyor.

Senin elinde kalan ise rakamlar: hangi bilet türü ne zaman tükendi, kaç kişi geldi, trafiğin nereden geldiği. Gelecek yılın erken kayıt tarihini bu sayılara bakarak seçiyorsun.

Hangi plan

Biletleme, sponsor kademeleri ve sertifika programı gibi parçalar için planların farkına bakman gerekiyor; büyük bir konferansın ihtiyacı çoğunlukla Pro ve üstünde.

Başlamak için etkinliği oluştur, sonra sırayla biletleri, programı ve sponsorları ekle. Hepsinin aynı gün hazır olması gerekmiyor; sayfa yayına girdikten sonra da doluyor.