Üniversite toplulukları Gathin'i nasıl kullanıyor

Bir üniversite kulübünün yılı belli bir ritimle geçiyor. Eylülde stand kuruyorsun, ekim boyunca her hafta bir şey yapıyorsun, aralıkta büyük etkinliğini çıkarıyorsun, haziranda yönetim değişiyor ve her şey sıfırlanıyor. Zor olan etkinlik yapmak değil; o ritmi bir yerde biriktirmek.

Aşağıdakiler, kulüplerin Gathin'de en çok kullandığı yerler. Hepsini kullanmak zorunda değilsin, ama hangi işin nereye düştüğünü bilmek işe yarıyor.

Dönem başı: ekip alımı

Çoğu kulüp dönem başında bir başvuru formu açıyor. Google Forms'un sorunu şu: form bir yerde, duyuru başka yerde, gelen başvurular üçüncü bir yerde duruyor.

Gathin'de form topluluğunun içinde yaşıyor. Başvuran kişi zaten profili olan biri oluyor, yani "bu kim" sorusunun cevabı elinde. Sonuçları tek ekrandan okuyorsun, cevaplara göre süzüyorsun.

Aynı formu dönem içinde de kullanabilirsin: atölye ön kaydı, mentor eşleştirme, geri bildirim.

Dönem boyunca: haftalık etkinlikler

Haftada bir toplanan bir kulübün en can sıkıcı işi, her hafta aynı etkinliği baştan oluşturmak.

Etkinlik serisi bunun için var. Bir seri açıyorsun, altına haftaları ekliyorsun. Kapak, açıklama ve mekân bir kez yazılıyor; her yeni hafta onun üstüne biniyor. Üyelerin de seriyi bir bütün olarak görüyor: "Salı Buluşmaları"nın altıncısına geldiğini, dördüncüsünü kaçırdığını.

Kampüste hep aynı salonda toplanıyorsan o salonu bir alan olarak tanımla. Adres, kat ve kapı bilgisini bir kez giriyorsun, sonra her etkinlikte seçiyorsun.

Bir de seri hâline gelmeyi ödüllendiren bir şey var: üyelerin üst üste kaç etkinliğine geldiğini sayıyor. Kapıda QR okutmak gerekiyor, kayıt olmak yetmiyor, çünkü mesele gelmek.

Katılım: kontenjan, yedek liste, kapı

Salon 60 kişilik, kayıt 90. Her kulübün bildiği durum.

Kontenjan ve yedek listesi bunu kendi hâlinde çözüyor: kontenjan dolunca kayıt kapanmıyor, yedeğe geçiyor. Biri iptal ettiğinde sıradaki haber alıyor.

Kapıda QR ile giriş alıyorsun. Telefondan okutuyorsun, liste anında güncelleniyor. "Kaç kişi geldi" sorusunun cevabı etkinlik biterken elinde oluyor; ertesi gün Excel'de saymıyorsun.

Dönem sonu: sertifika ve rozet

Bu, kulüplerin en çok sevdiği kısım ve en az bilineni.

Gathin'de bir sertifika programı kurabiliyorsun: "Veri Bilimi Atölye Serisi"ne altı haftanın beşine gelen herkes sertifika alsın, gibi. Tasarımı kendin yapıyorsun: logo, imza, metin. Sonra topluca veriyorsun.

Aldığı sertifika kişinin profilinde duruyor ve doğrulanabilir bir adresi oluyor. LinkedIn'e eklediğinde arkasında gerçek bir kayıt var. Bir öğrenci için bu, PDF'ten ciddi şekilde farklı.

Daha küçük şeyler için rozet var: "ilk sunumunu yaptı", "hackathon bitirdi". Sertifika kadar ağır değil, ama bir şey ifade ediyor.

Yönetim değiştiğinde

Kulüplerin en çok kaybettiği şey kurumsal hafıza. Geçen yılın katılımcı listesi kimin bilgisayarında, geçen yılın sponsor yazışması kimin maili?

Topluluk Gathin'de bir hesaba değil topluluğun kendisine bağlı. Yeni başkan geliyor, üye yönetiminden yetkisini alıyor, geçmiş etkinlikler, katılımcılar ve sertifikalar olduğu gibi duruyor. Kimse kimseye "eski drive'ı atar mısın" demiyor.

Üniversitende birden fazla kulüp varsa ve hepsini tek çatı altında göstermek istiyorsan, ekosistem tam olarak bunun için.

Duyuru

İki yol var ve ikisi farklı iş görüyor.

E-posta kampanyası üyelerine yazdığın mail. Segmentler sayesinde herkese değil, mesela "son üç etkinliğe gelenler"e yazabiliyorsun.

Bir de bağlantı sayfası var: Instagram bio'suna koyduğun o tek link. Yaklaşan etkinlikler, başvuru formu, geçmiş kayıtlar, hepsi orada ve kendi renklerinle.

Nereden başlanır

Topluluğunu aç, ilk etkinliğini koy, Instagram bio'suna bağlantı sayfanı yapıştır. Gerisi dönem ilerledikçe gelir: sertifikayı dönem sonunda, seriyi ikinci haftada, formu ekip alımında düşünürsün.

Topluluk oluşturma ile başlayabilirsin. Ücretsiz plan bir kulübün yılını çıkarmaya yetiyor; planların farkı burada.